ماکرو مجموعه ای از اقدامات است که می تواند به صورت خودکار و در صورت تقاضا اجرا شود. از ماکروها می توان برای خودکارسازی کارهای تکراری استفاده کرد که می تواند در زمان و تلاش کاربر صرفه جویی کند. ماکروها معمولاً به گونه‌ای پیکربندی می‌شوند که هر زمان که رویداد خاصی رخ می‌دهد اجرا شوند. هنگام ایجاد ماکرو مشخص می کنید که آن رویداد چیست.

تقریباً برای هر کار یا مجموعه ای از کارها می توانید ماکرو ایجاد کنید. نکته جالب در مورد ماکروها این است که آنها می توانند بسیاری از وظایف را یکی پس از دیگری و با کلیک یک دکمه اجرا کنند. حتی می توان آنها را طوری پیکربندی کرد که به محض باز شدن پایگاه داده به طور خودکار اجرا شوند.

یک ماکرو ساده در اکسس ایجاد کنید

اکنون یک ماکرو ایجاد می کنیم که هر زمان که پایگاه داده باز می شود یک فرم را به طور خودکار باز می کند. ما فرمی را که قبلا ایجاد کرده بودیم باز می کنیم . این فرم کاربر را قادر می سازد تا داده های جدید را در پایگاه داده وارد کند.

۱. یک ماکرو جدید ایجاد کنید

از منوی Create بر روی گزینه Macro کلیک کنید.

این گزینه یک ماکرو خالی ایجاد می کند که آماده راه اندازی است.

۲. یک اقدام را انتخاب کنید

ما OpenForm را انتخاب کردیم .

همچنین می توانید این کار را با دوبار کلیک کردن روی Action Catalog در سمت راست صفحه انجام دهید.

۳. ماکرو را پیکربندی کنید

یک نام برای ماکرو خود در بخش From Name انتخاب کنید.

شیوه نمایش فرم  را از بخش View  به  Form و windows Mode را به Normal تغییر دهید.

از  بخش Where Condition می توان یک فیلتر یا یک شرط برای Where تعیین کرد.

نکته : این گزینه ها برای هر اکشن و ماکرویی که عنوان آن را انتخاب می کنید ، متفاوت می باشد.

۴. یک اقدام دیگر را انتخاب کنید

GoToRecord را از جعبه ترکیبی انتخاب کنید .

همچنین می توانید این کار را با دوبار کلیک کردن روی Go To Record  در سمت راست صفحه انجام دهید.

۵. اقدام را پیکربندی کنید

از بخش record مقدار New را انتخاب کنید. بدین منظور که ما قصد داریم یک فرم جدید در هنگام اجرای ماکرو باز شود تا داده ها را در آن وارد و ذخیره سازی کنیم.

۶. ماکرو را ذخیره کنید

بر روی زبانه ماکرو راست کلیک کرده و Save را از منوی زمینه انتخاب کنید.

ماکرو را با نام AutoExec نام گذاری کنید  و روی  OK کلیک کنید.

مهم: حتما  ماکرو را با اسم AutoExec ذخیره کنید. این یک نام خاص است که باعث می شود ماکرو هر زمان که پایگاه داده باز شود اجرا شود.

ماکرو اکنون ایجاد شده است. حالا بیایید ماکرو را تست کنیم تا ببینیم کار می کند یا خیر.

ماکرو را اجرا کنید

تنها راه تست ماکرو اجرای آن است.

یکی از راه های اجرای آن دوبار کلیک کردن بر روی آن در قسمت ناوبری سمت چپ است.

اما برای تست صحیح آن، باید مطمئن شویم که با باز شدن پایگاه داده اجرا می شود. بنابراین، ما باید پایگاه داده را ببندیم و آن را باز کنیم.

۱. پایگاه داده را ببندید

۲. روی File در زبانه روبان کلیک کنید.

۳. سپس Close را از منو کلیک کنید.

۴. پایگاه داده را باز کنید

۵. دوباره روی File در زبانه روبان کلیک کنید.

۶. سپس Open را از منو کلیک کنید.

۷. سپس روی دیتابیس کلیک کنید تا باز شود.

پایگاه داده باز می شود و فرم به طور خودکار ظاهر می شود.

نه تنها این، بلکه فرم در یک رکورد خالی باز است و آماده برای ورود یک رکورد جدید است.

ماکرو ما در اکسس موفق بود!